Un software de acreditaciones para eventos cubre todo el recorrido del asistente: el formulario de inscripción, el envío de la acreditación por correo, su guardado en Apple Wallet o Google Wallet, la lectura del QR en la puerta y los avisos si cambia la hora o la sala. Con la Wallet, el asistente no instala ninguna app y la acreditación se actualiza sola.
De un vistazo
- Inscripción con un formulario propio, solo con los campos que necesitas.
- La acreditación llega por correo con un botón para guardarla en la Wallet.
- En la puerta, el personal escanea el QR con un móvil y ve quién ha llegado.
- Si cambia la sala o la hora, el pase se actualiza y puede avisar en la pantalla de bloqueo.
Si buscas la comparativa con la entrada en PDF, está en entradas y acreditaciones en Wallet; y el uso del QR para el networking entre asistentes, en las acreditaciones de INNOCard. Aquí vamos al detalle de cómo funciona cada paso.
Por qué importa en España
España fue el cuarto país del mundo en congresos internacionales de asociaciones en 2025, y Barcelona la tercera ciudad, según el ranking de ICCA que recoge Skift. Ese ranking analiza 12.438 reuniones internacionales de asociaciones (ICCA).
A eso se suman jornadas de empresa, formaciones y asambleas, donde la acreditación puede seguir siendo una lista impresa y una etiqueta adhesiva.
Paso 1: el formulario de inscripción
Todo empieza aquí. El formulario recoge lo que necesitas para acreditar y nada más: nombre, empresa, cargo y, si procede, la sesión o el taller.
El RGPD marca dos reglas prácticas. Los datos deben ser «adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario» (artículo 5), y al recogerlos hay que informar de quién es el responsable y para qué se usan (artículo 13).
Ojo con las preguntas de logística. Si pides alergias o necesidades médicas, tratas datos relativos a la salud, una categoría especial del artículo 9 que solo puede tratarse en supuestos tasados, como el consentimiento explícito. Mejor un campo opcional y bien explicado.
En INNOCard Eventos el formulario se monta por bloques, arrastrando los campos que necesitas (cargo, empresa, intereses o preguntas propias), sin tocar código.
Paso 2: la acreditación llega por correo
Tras inscribirse, el asistente recibe un correo de confirmación con su acreditación y los botones para añadirla a Apple Wallet o guardarla en Google Wallet. Google indica que sus pases se pueden repartir en cualquier sitio que admita enlaces, como webs, correos o SMS (Google Wallet).
La acreditación es nominativa: lleva el nombre del asistente, los datos del evento y un código. Apple Wallet admite varios formatos de código, entre ellos el QR (Apple Developer).
El pase también sabe cuándo es relevante. Apple permite fijar intervalos de fecha que el sistema usa para mostrar el pase cuando toca (referencia del pase), así que la acreditación está a mano cuando empieza el evento.
Con INNOCard Eventos, la confirmación, los recordatorios y el aviso del día del evento salen con tu marca. Tú escribes el mensaje; nosotros nos ocupamos de que llegue.
Paso 3: el QR en la puerta
El día del evento, el personal escanea el QR con el móvil y ve en directo quién ha llegado, sin listas en papel.
Contra el fraude, cada plataforma aporta lo suyo. Google Wallet ofrece códigos rotativos, que cambian normalmente cada minuto para reducir el riesgo de las capturas de pantalla (Google). Apple permite quitar el botón de compartir del pase, aunque advierte de que eso no impide compartirlo de otras formas (Apple).
Lo que de verdad protege la puerta es que cada código sea único y quede marcado como usado en el primer escaneo.
¿Y el reconocimiento facial? La AEPD considera el tratamiento de datos biométricos para el control de acceso, tanto para identificar como para autenticar, un tratamiento de alto riesgo que incluye categorías especiales de datos (guía de noviembre de 2023). Un QR nominativo evita ese problema.
Paso 4: cambios de hora y de sala
Aquí está la gran diferencia con el PDF. El pase de Wallet se puede actualizar después de guardado: en iPhone, el servidor envía una notificación push y el dispositivo descarga la versión nueva (Apple).
En Google Wallet, además, se pueden enviar mensajes al pase con notificación, con un máximo de 3 cada 24 horas (Google). Conviene reservarlos para lo importante: un cambio de sala, un retraso o la apertura de puertas.
Los avisos también pueden depender del lugar. Apple admite hasta 10 ubicaciones por pase con un texto para la pantalla de bloqueo, y Google abrió las notificaciones por cercanía a todos los pases habituales el 14 de octubre de 2025, también con hasta 10 ubicaciones (notas de versión de Google Wallet).
En INNOCard Eventos, el día y a la hora del evento llega un aviso al móvil de cada asistente, y si cambia la sala o la hora, la acreditación se actualiza sola.
Software de acreditaciones frente a hoja de cálculo y PDF
| Paso | Con hoja de cálculo y PDF | Con software de acreditaciones y Wallet |
|---|---|---|
| Inscripción | Formulario genérico y exportación a mano | Formulario propio conectado a la lista de asistentes |
| Envío | PDF adjunto que se pierde en el correo | Correo con botón para guardar en la Wallet |
| Día del evento | Buscar el PDF o el apellido en una lista | Acreditación en la cartera del móvil |
| Puerta | Tachar nombres en papel | Escaneo con el móvil y llegadas en directo |
| Cambio de sala u hora | Reenviar un correo a todos | Pase actualizado y aviso en la pantalla de bloqueo |
| Después | Lista sin depurar | Asistencia real frente a inscritos |
Paso 5: privacidad y qué pasa con los datos después
Primero, quién es quién: el organizador es el responsable de los datos de sus asistentes y la plataforma los trata por su encargo. En INNOCard Eventos funciona así: los datos son del organizador e INNOCard los trata solo para su evento.
El RGPD añade la «limitación del plazo de conservación»: los datos no deben guardarse más tiempo del necesario para el fin con el que se recogieron (artículo 5). Decide antes del evento cuándo borras la lista.
Y separa el networking de la acreditación. En INNOCard Eventos, la tarjeta digital para hacer networking solo se crea si el asistente lo pide en la inscripción, y después del evento puede quedársela con su propia cuenta.
Cómo empezar con INNOCard Eventos
Estamos abriendo INNOCard Eventos a los primeros organizadores. Nos cuentas tu evento (nombre, fecha y cuántas personas esperas), lo preparamos con tu marca y te contestamos en 24 a 48 horas laborables.
Incluye página y formulario de inscripción, acreditación en Apple Wallet y Google Wallet, correos de confirmación y recordatorio y control de acceso con QR. Hasta 100 asistentes es gratis; por encima, te damos un precio cerrado para tu evento.